2010年11月25日 星期四

將我的最愛及搜尋轉向訂閱



一談到個人知識管理,我們常常會從各種搜尋或檢索技巧教導,以及各種檢索資訊來源的介紹開始。

檢索確實威力無窮

曾經有一個時代,距今不遠,檢索是一門相當高深的學問。1980-1990年代雖然已經有電腦化的資料庫系統,圖書館買下昂貴的光碟資料庫,架設與 國外資料庫的連線,邁向超越紙本、大量資訊的時代。但只有掌握特定工具與技能的專業圖書館員,才能擔負起檢索的工作。

圖書館員必須熟悉各種資料庫系統的特 色、檢索欄位以及指令。並且,檢索費用高昂,每一次檢索都要付三種費用:按時間算的連線費、每下一個關鍵字都要支付檢索處理費、檢索到了下載資料要付資訊 呈現費。

即使到現在,還是有許多學術資料庫系統的介面,繼承了當年資料庫檢索的精神。一般來說,都需要透過相當的訓練與學習,才可能上手。在這個時代,只 要掌握檢索的技巧,等於掌握了取得要解決問題的資訊的能力。

電腦網路技術的發展,使得檢索工具的能越來越進步。終於,我們大多數人都已經習慣在網際網路上檢索我們所需的資訊。只要會簡單的關鍵字,網路的搜尋 引擎幾乎可以找到大部分的我們日常生活需要的資訊。檢索再也不需要玄妙的檢索指令,人人都可以找出讀也讀不完的資訊。這讓我們以為,我們所有的問題都可以 用檢索來解決了。

但是,這可能錯了。

實際上,我們日常生活中並不總是用檢索的方法回答心中的疑問。例如:「今天晚上要約會吃哪家餐廳好呢?」「假日該租哪一部電影光碟來看比較好?」「明天的聚會我要怎麼搭配我衣服才好看?」

這些疑問,都不見得有一個明確的答案。即使有一個無所不能的搜尋引擎,我們也不會知道怎樣下合適的關鍵字。不過,通常事到臨頭,總是有人能夠給予我 們適當的建議,解決我們的燃眉之急。這時,我們當然會認為這位好朋友是「有知識的」,而不僅僅是「富有資訊的」。以上的小故事給了我們一種洞見,就是「搜 尋是一個十分有效的資訊管理策略,但並不見得是一個好的知識管理策略」。

有許多狀況,搜尋不但無法幫助我們解決問題,反而讓我們誤以為「問題似乎已經被解 決了」的假象,而使得真正的問題被不盡然正確的資訊塘塞擱置,延遲了達到真正的理解的時機。

因此,本文在此,大膽的主張:如果要由「個人資訊管理」提升到「個人知識管理」,我們必須反向思考。也許,放棄以「凡事搜尋」的習慣,轉向「訂閱」,是發展個人知識管理的更重要的策略。

資訊掌握策略的分類

就認知科學的角度,一個人所以能夠理解資訊意義,是因為他有一個認知的基模或架構,賦予資訊意義。根據社會建構學派的說法,這個認知架構是在人類成 長過程中,受到後天學習以及社會互動過程中,所逐步建構而成的。

我們所接受到的訊息,都會與這個認知架構比對,並區分為與既有記憶中較類似的訊息,以及與 既有記憶所沒有的訊息。

因此,當我們一接受到資訊,我們會就此訊息與認知架構進行比對,不同的組合適合不同的資訊掌握策略:

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第一種,所謂「認知架構內的已知資訊」,通常就是我們知道,但不一定能夠牢牢記住的資訊。例如:親朋好友的電話、住址之類的。我把這類資訊,稱為 「簡單事實」。這便是「個人資訊管理」所最能發揮的空間。只要能善用PDA、手機、電腦軟體、萬用手冊、網際網路檢索等等資訊工具,都能夠有效的管理這類 簡單事實資訊。但是,這種策略可能只會讓我們的知識停滯不前。因為我們只需要在既有的認知架構下,不停的儲存資訊、提取資訊,這只會訓練我們成為一個有效 的「資訊工作者」而已。

而針對第二種資訊類型,持續的關注與訂閱正是最有效的策略。這種資訊並不要求我們必需要重新打造一個新的認知架構,因此是可以在日常生活中,無時無刻就可以實踐的。另一方面,由於我們通常只能挑選部份主題領域進行關注,這也有助於我們能一步步深化與發展已經有基礎的知識。

由於這次主要討論的是搜尋與訂閱的差異,所以第三類與第四類資訊,請容我賣個關子,就先點到為止。

以訂閱取代搜尋

南方碩曾在某個訪談中提到:「很多很有學問的朋友,在那個領域專精到某種程度之後,還在搞什麼學問? 有些回答說,哪裡搞什麼學問,就只是天天在“摸行情”啊。很多東西到了碩士後期、博士之後,都沒有教科書啦,就只是讀期刊,或讀該行業每年的年度評論,因 為年度評論裡面就是這個領域的超級大人物,他們講的大概就是我們今年熱門的題目,這就是行情! 」(〈南方朔:世界的複雜不是沒有意義的〉,於《他們說》,網路與書出版社,2007。)

這些領域專家,並不總是從檢索開始他們的接收資訊活動。對領域專家而言,檢索太累了,太沒有效率了,如果每次資訊取得都是從檢索開始,還必須從檢索的結果中過濾掉大多數是自己已然知道的資訊。相反地,這些專家通常是「監視」某些特定的資訊管道,只關心動態變動的資訊。

其實每個人都已經熟悉訂閱這種行為了。我們可能因為興趣按時收聽特定廣播節目,或是訂閱某種雜誌,一定會翻閱報紙的某種專欄,甚至收集某個喜愛的作 家的作品,等等。這些都是在實體世界中的訂閱行為。圖書館服務中提供的「新知訂閱服務」,也是一種運作多年的數位化的訂閱服務。但是,在大眾媒體是傳播主 流的時代,能夠被自由運用的訂閱類型,仍然有限。而且只有相當規模的知識社群,才可能建立自己主題性的媒體傳播管道,而成為某些特定領域愛好者的訂閱平 台。

到了這個網路資訊服務無所不在的時代,訂閱服務得到更大的自由發展空間,也有更多的資訊選擇。例如:如果有位仁兄想要關心有關「圖書館」的相關資訊 或新聞,他應該怎麼做?訂閱中國圖書館學會的會報?似乎刊期太長。收集各個圖書館發行的刊物?太麻煩。

報紙是一個管道,但是有關圖書館的資訊不是常常能夠 見報;而且常常是這個報一點,那個報一點的。常態性的廣播節目?電視節目?我們更是想都不敢想。以往,我們寄望有人能夠開辦一份「報導圖書館內大小事」的 雜誌,希望能有個機構,聘用一群記者與編輯,就好像美國有各種的Library Journal一樣,為我們提足夠的資訊報導。

不過,實際上我們並沒有足夠的市場供給一份圖書館專業雜誌的維運。並且,出版業也是越來越不景氣,寄望於雜 誌媒體幾乎是不可行的方法。

所幸,資訊與網路科技的發達,也進一步降低了內容發表與出版的成本。因此,我們還有許許多多的網路數位內容可供取用。因此,以下將就我自己的經驗與習慣,與各位分享一些工具與技巧。
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 下半段的內容介紹哪些工具可以利用。包括:RSS、電子報、網路資訊訂閱服務、社會性的訂閱等等。


大部分都是基本常識,不過因為這是一份紙本的月刊,考慮到讀者可能不那麼熟悉網路,所以又多囉唆了一些。我自己比較喜歡的是小結的部份。
資訊檢索的資源與檢索技巧,的確是很重要;但是當我們焦點放在「個人知識管理」,而不是「個人資訊管理」的時候,應該著重的反而是如何能有效的「掌握」資訊,並轉換成知識的部份,而不是有效的取得資訊的部份。

RSS 閱讀器

RSS這種格式事實上也已經存在多年,其好處也應該都廣為推廣過了。如果讀者還不是很了解RSS,可以透過一段非常清晰易懂的「 RSS簡單懂 」的影片,只要三分鐘,就可以搞懂為甚麼所有新聞網站、Blog、Web2.0的網路服務都必須加上RSS這個小東西。
在這篇影片中,將使用RSS簡化為兩個動作。
  1. 首先,要先註冊一個帳號。目前我推薦使用 BloglinesGoogle Reader
  2. 帳號申請成功以後,只要將來在網站上看到RSS的圖樣,點下去便可以開始訂閱該網站的內容。
就像我在文章開始處所說的,我相信RSS是個相當有效的訂閱工具。任何人都應該嘗試著根據你的興趣與嗜好:不一定要是嚴肅的,像是美食、電影、音樂、親朋好友的Blog等等,親自的使用一陣子看看。

為甚麼沒人訂閱RSS?

我會提出這種主張,是有一段心路歷程的。

以往,我會將我認為資訊豐富的網站收在「我的最愛」裡面,然後每隔一段時間就會「定期巡視」,看看網站上有沒有更新的資訊。這是非常傳統的網路訂閱 作法。但是,只要收的書籤逐漸累積,要巡視的網站就越來越多,範圍也越來越大,結果不是巡視的週期越來越長,到了一個臨界點以後,就開始鬆懈。

漸漸的,我 的最愛裡面塞滿了三個月以上沒去過的網站。然後又漸漸的變成都是半年沒去過的網站…..最後,我發現我已經不愛「我的最愛」了。而我2004年開始使用 RSS閱讀器,正是用來拯救這種問題的新工具。

透過RSS,我可以將所有我想要訂閱的網路資訊,整合同一個頁面或軟體之內,再也不用為了更新情報而東奔西 跑。

但即使許多網站或網路服務,都已經紛紛加上RSS,但是使用的人畢竟還是少數。我曾經隨意抽樣的問過身邊的研究生與大學生,以及在演講教學的時候問 台下的學生–這些理應是網路重度使用的族群–卻發現往往是一整班(約25人)只會有一兩個有使用過,比例不到一成。即使是美國的情況,也好不到哪裡去,根 據emarketr.com今年六月公佈的調查報告,訂閱RSS的使用者的比例同樣也不到一成 (http://www.emarketer.com/Article.aspx?id=1006359) 。

p. 我自己有時也會為這種現象,感到困惑。因為我自己絕對是個RSS的重度使用者,我使用RSS匯集我所有能匯集的資訊:朋友的動態、社群的動態、相關主題文獻的更新、所購買或使用產品的公告、報紙雜誌專欄;RSS閱讀器就是我的資訊入口。
我自己非正式的訪談了一些朋友,我能想像到的原因,可能有幾個:
  1. 除了Blog系統以外,國內中文堪用的RSS內容,實在不多。儘管表面上一些大型的內容網站,如報紙網站等等,也都將內容加上分類的RSS,但是 格式不是錯誤百出,要不然就服務不穩,還有就是對內容極為吝嗇,只有一點點的摘要,極其難用。我一直懷疑這些開發功能的人,到底自己有沒有使用RSS的習 慣?所以有時候我還寧可特別用其他的工具,將網站頁面自行轉換為RSS,再加以訂閱。
  2. 大家習慣被動的接受新資訊。新聞給什麼,就看什麼;Yahoo首頁給什麼,就看什麼;現在流行什麼,就看什麼。
  3. 網路搜尋實在太方便了。只要檢索,就會有看不完的資料。只要收集到夠多的資料,即使沒有真正理解資料的內容,也會讓人產生一種安心感,認為自己已經擁有了相關的知識。

電子報

網路時代的來臨,使得只要有少數人有心,就可以經營起這樣的媒體;即便沒有太多的原生內容,但擔任起資訊匯集的工作,也是具有相當的貢獻。以圖書館這個主題作為例子,以前 姜義臺先生的圖書館新聞電子報 ,到後來 中華民國圖書館學會發行學會電子報 ,都提供了這樣的功能。個人網頁,電子郵件型態的電子報(Newsletter)、論壇型態的電子郵件通訊(Mailing list),都是在第一波網路時代已經蓬勃發展的網路傳播模式。才幾年前,網路上有各式各樣主題的免費電子報可以訂閱,也隨時有各式各樣的電子報創刊,宣 告為自己發聲的個人媒體時代來臨。

但是近來電子報的經營盛況似乎稍稍消退,許多免費電子報平台也開始縮減規模。如Yahoo奇摩的電子報服務平台於2007年10月 關閉服務 ,有台灣電子報之父陳豐偉主持的智邦生活館電子報平台, 也於2007年11月關閉所有非公益電子報免費發報的服務

但是,這並不表示現在就沒有值得訂閱的電子報了。事實上,仍有許多電子報維持相當的發行量,也能在短期內爭取到相當的訂閱數量。論壇型態的電子郵件通訊 (Mailing list)是國外仍然常見,以往國內一直十分少見,但最近也能發現有一些中文的實踐社群開始學習利用起Mailing-list服務作為社群交流的平台, 也因此累積了不少的有用資訊。對於許多專業學者來說,訂閱特定國外學術社群的mailing-list,一直是掌握最新學術動態的要訣。


電子郵件型態的訂閱,有兩項優點:首先,收下來的電子郵件容易備份與整理;其次,電子郵件是透過郵件軟體閱讀內容,對於某些工作者而言,電子郵件軟體的收信夾是時時必須檢查的優先項目。

網路資訊訂閱服務

比起需要人編輯的電子報,更進一步地,我們可以利用起自動化的網路服務,將特定資訊的內容,直接寄送到我的電子郵件信箱中。這相當於有機器人,幫我 進行自動化的主題資訊收集工作,比起前述的人工資料匯集更系統化,能收集到更為齊全與即時的資訊。早年(1999) Openfind曾經有提供過這類的服務,稱為「CIA網路情報員」,不但可以自動搜尋網頁資料,也能搜尋BBS資料,相當了不起。

但是後來這些服務,大 半隨著第一代網路泡沫的破滅,都漸漸消失了。不過,挺過網路產業低潮,帶起新一波高潮的Google仍然有提供這樣的 Google Alerts 服務。Google Alerts可以訂閱的資料類型包含了新聞、網頁、Blog文章、Video、Group(即前述Mailing-list類型的網路服務)這幾種類型。

工具(也許)只是工具,其實沒什麼大不了的。而且,讀者也許會這樣問,這不是跟搜尋差不多嗎?骨子裡不還是搜尋嘛?其實還是有一點點不同。就我個人 的心得,我覺得「訂閱關鍵字搜尋」對我最有幫助的地方,不在於他真的多方便幫我找到資料:實際上搜尋引擎本來就做得到。

我自己認為,幫助最大之處是在我 「計較」要訂多少關鍵字,要訂哪些關鍵字的過程中。這個「計較」,讓我要去構思出一個應該聚焦的知識的主題範圍出來,並且將它用一個關鍵字表徵出來。關鍵 字下的太大,會收到一堆垃圾;下得不好,會收到不相干的東西。這個計較與調整關鍵字的過程,其實是滿有趣的,同時這也會逐漸深化個人對某個議題的了解。

社會性的訂閱

我們也能透過社群同好的協助,幫我們更有效的收集或過濾資訊。有許多各式各樣的社群論壇、討論區、BBS等,也都能幫助我們收集相關主題的資訊。到 了Web2.0時代,有許多線上書籤服務或線上書籤社群,如del.icio.us,Digg等等,中文世界中則有黑米(Hemidemi),智邦生活館 的MyShare,以及最後發表的Funp等等。有些特定主題的Wiki網站,其實也會聚集許多相關的同好,進一步交換最新的資訊。

有這麼多社會性的訂閱管道與平台,那個比較好?這其實很難有標準的答案。因為不同的主題,有各自不同的平台。而即使是類似的主題社群,在不同的平台,也會因為聚集了各種不同人,而發展出不同的文化與特色。而那種文化比較好,這就需要個人自己下去參與,才能判斷了。

其實社會性的網路服務所涉及的知識管理策略,已經會超出這篇文章預設的「訂閱策略」的範圍了。

小結:個人知識管理或個人資訊管理

這回應到一個基本的前提:知識是一種能力。缺乏這種能力,在怎麼樣累積資訊,都不會自然而然的變成知識。

其實,我們已經有太多的資訊了。在網路上、電視、廣播、書店、圖書館、塞到信箱裡面的傳單與廣告郵件、簡訊、公文、工作中各種報告文件與檔案,每個 人每天不管願不願意,都會有一堆新資訊湧入我們的感官,塞到我們有限的腦細胞裡面。

只要你願意,在網路上任意的一個檢索,馬上就會有無盡的資訊可供取用。 但是,即使資訊的檢索與取用已經便利到前人無法想像的境界,我們卻不會因此覺得自己會因此變得比我們上一代的前輩更聰明,或變得更有知識。

相反地,過多的 資訊使得我們更傾向「漠視」它,使得「資訊」變成混雜、失焦且失去意義的「背景雜訊」。進而,我們感到心中空虛,感到焦慮,想要振作努力獲取更多的新資 訊,卻往往只是維持幾天的雄心壯志,最終以徒勞無功收場。

為甚麼,資訊越多,越沒有辦法轉化為知識?根據Bateson在《心智與自然》中的論點,這是因為所接受的資訊的數量或品質,都與「是否有知識」一 點關係也沒有。

「知識」是不可數名詞,並不是一種可以被計量的東西,而是只能被落實在個人自身的一種「修為」與「狀態」。任何人都可以付錢買回資訊品質堪 稱一流的大英百科努力研讀,或是免費下載字數六倍於大英百科的「維基百科」,但是這仍然不會幫助我們馬上變成為一個有知識的人。

這是由於,知識工作者的價 值,就是基於「掌握與創造資訊的能力」上,而不是基於所庫存的資訊品質與數量上。而我認為,不論是「掌握既有資訊」或是「創造新資訊」,都是一種個人主動 建構意義的過程。而這兩者才是知識工作的前提,而非不顧一切的蒐集、囤積、整理或生產資訊。

或者,我們可以想像,自己小時候學習語言的過程。我們說一個小孩「學會講話」,並不是說他像鸚鵡一樣,記憶著符號的發音而已,而是在於他能夠掌握語 言,並且能利用語言創造出新的意義。在幼童學習語言的過程中,我們很難明確的指認出,何時他在「搜尋資訊」或「搜尋學習素材」。

實際上,幼童無時無刻的在 接收資訊。他們的資訊行為是由瀏覽、偶遇、理解、詮釋訊息開始的。接著,他們學會掌握所有訊息中部份有意義的訊息模式:「語言」。學會一種語言的人,由於 有了語言的認知架構,他能夠判斷出應該捨棄哪些訊息,掌握哪些可供理解的訊息。

能夠學習到這種地步,我們才會認為這個小孩已經具有語言的知識,而不只只是 能記憶語音訊息的鸚鵡而已。個人知識管理,也是如此。資訊檢索的資源與檢索技巧,的確是很重要;但是當我們焦點放在「個人知識管理」,而不是「個人資訊管 理」的時候,應該著重的反而是如何能有效的「掌握」資訊,並轉換成知識的部份,而不是有效的取得資訊的部份。

換句話說,個人知識管理的技巧在於能夠有效的 解決前面舉例的「請客應該訂哪家餐廳」的問題,而不是回答「如何找出台灣餐廳美食百科」的問題。
註:此文標題,乃戲仿庫柏力克(Stanley Kubrick, 1928-1999)的電影《奇愛博士:我如何學會停止憂慮轉愛炸彈》(Dr. Strangelove or How I Learned to Stop worrying and Love the Bomb, 1964)。同樣的戲仿手法,以趨勢大師詹宏志的「我如何停止憂慮轉愛廣告」最為膾炙人口。
 來源:
1.我如何停止搜尋轉愛訂閱(part 1) 
2.我如何停止搜尋轉愛訂閱: 如何數位的訂閱



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